Aktenarchivierung - Der Umzug ins Hochsicherheitsarchiv

Zu Beginn scheint die Aktenarchivierung im eigenen Betrieb die schnellste und unkomplizierteste Option zu sein, um Geschäftsdokumente aufzubewahren. Im Laufe der Zeit erfordern jedoch die unterschiedlichen Ansprüche verschiedener Unternehmensbereiche sowie gesetzliche Vorgaben ein Archivierungssystem, dass ohne größere personelle und räumliche Ressourcen nicht zu bewirtschaften ist. Die Produktivität des Unternehmens wird dadurch nicht gesteigert, im Gegenteil.

Wir unterstützen Sie gern dabei, ein professionelles System für Aktenarchivierung zu erstellen.

Es ergeben sich zahlreiche Vorteile aus der Zusammenarbeit mit einem Experten im Bereich Aktenarchivierung: Unsere langjährige Erfahrung versetzt uns in die Lage, stets den höchsten Stand der Datensicherheit und Technik zu garantieren sowie intelligente Lösungen für jeden Bedarf ressourcenoptimiert zu ermitteln. Hinzu kommt ein großzügiges Logistiknetz für die Lagerung von Geschäftsdokumenten: der Zugriff auf Ihre Unterlagen ist jederzeit möglich.

Als Servicedienstleister und Spezialist im Bereich der Aktenarchivierung profitieren Sie von unserem Know-How, unserer Infrastruktur und unseren Kostenvorteilen, die wir durch die Optimierung von Prozessen und Systemen erreichen konnten.

Zu unseren Archivierungsdokumenten gehören Aktenordner, Mappen, Datenträger etc.

Prozessoptimierte Aktenarchivierung mit exzellentem Service

Die Lagerung und Aktenarchivierung in unseren speziellen Sicherheitsarchiven schont Ihre zeitlichen, räumlichen und personellen Ressourcen und schafft Mehrwerte, von denen Sie profitieren:

• Kostenvorteil
  Zahlreiche Kunden haben uns bereits beauftragt, die Aktenarchivierung zu übernehmen. Daraus sind Prozesse entstanden, die wir stets optimieren und deren Kostenvorteile wir an unsere Kunden weitergeben können.
  
  
• Erfahrung
  Wir bauen unsere Prozesse mit und auf einem großen Kundenportfolio auf. Daher kennen wir verschiedene Ansprüche aus verschiedenen Branchen und mit verschiedenen Unternehmensgrößen. Profitieren Sie von unserer Erfahrung. Wir unterstützen die Installation eines professionellen Aktenarchivierungssystems mit unserer langjährigen Expertise.
  
  
• Qualität und Sicherheit
  Das Thema Sicherheit steht bei uns an erster Stelle. Sämtliche flächendeckend niedergelassenen Sicherheitsarchive in Europa entsprechen einem hohen Standard. Wir garantieren schnelle und gesicherte Zugriffe zu jeder Zeit. Die Fristen zur Aufbewahrung sowie sämtliche Zugriffe werden stets überwacht.
  
  
• Entlastung
  Wer mit der Verwaltung von Dokumenten vertraut ist, kennt die umfangreichen Anforderungen für die systematische Archivierung. Abteilungsübergreifend wird ein Aktenarchivierungssystem unverzichtbar. Es muss geregelt werden, wer, wann, welche Akten einsehen darf und wie der Schutz vor unberechtigtem Zugang gewährleitet werden kann.
  Einen besonderen Anspruch stellt die Auffindbarkeit von Unterlagen dar: Nach welchen Kriterien sollten Akten archiviert werden? In diesen Fragen stehen wir als erfahrener Service-Dienstleister gern zur Verfügung.
  
  Wir übernehmen die Konzeption und die Durchführung der Aktenarchivierung und sorgen dafür, dass Ihre betrieblichen Ressourcen geschont werden.
  
  
• Zugriff zu jeder Zeit
  Dank unseres verbreiteten Logistiknetzes mit einer hohen Standortdichte unserer Sicherheitsarchive können Sie jederzeit auf Ihre Geschäftsdokumente zugreifen.

Scan-on-Demand - Aktive Akte: Jedes Dokument vollständig einsehen

Die Verwendung digitaler Akten ist in vielen Bereichen eine wichtige Voraussetzung für die tägliche Arbeit. Unsere digitale Archivierung ermöglicht es, jede Akte innerhalb kürzester Zeit nach Abforderung digital zur Verfügung zu stellen.

Die Dienstleistung wird als "Scan-On-Demand" bezeichnet und folgt einem einfachen Vorgehen: Beim Umzug Ihrer Geschäftsunterlagen in das externe Archiv werden diese digitalisiert (Dokumentendigitalisierung). Dabei werden IDs vergeben, die später über unsere Business Networking Plattform abgerufen werden können. Die angeforderte Akte wird in unserem Sicherheitsarchiv entnommen und das gewünschte Dokument digitalisiert. Jeder Arbeitsschritt wird dabei nachvollziehbar und revisionssicher dokumentiert. Sie können entscheiden, wie das Dokument übertragen werden soll: über einen SFTP-Server oder über eine Schnittstelle direkt in Ihre elektronische Akte.

Der Ablauf: Externe Aktenarchivierung und Externe Lagerung

Der Ablauf für eine externe Aktenarchivierung ist einfach und effektiv. Wenn Ihre Akten bei uns eingehen, werden sie mit einem Barcode versehen. Dadurch ist eindeutige Identifizierung und Überwachung möglich. Weiterhin gibt die Möglichkeit, bis zu 40 Informationen zu ergänzen, wie beispielsweise Kostenstellen, Eigenschaft oder Art der archivierten Dokumente oder verschiedene Datumsangaben.

Unser Rundum-Service: Das professionelle, sichere und effiziente Lösungskonzept zur Aktenarchivierung - ressourcenschonend und effektiv für das Betriebsergebnis

Sie konzentrieren sich auf Ihr Kerngeschäft, wir kümmern uns mit größter Sorgfalt und höchsten Qualitätsansprüchen um alle Belange Ihrer externen Aktenarchivierung. Profitieren Sie von frei werdenden Ressourcen: Ihre Mitarbeiter können sich wieder ganz auf das Tagesgeschäft konzentrieren, während frei gewordene Räumlichkeiten effektiv genutzt werden können. Erhalten Sie die einen Überblick auf sämtliche archivierten Geschäftsunterlagen, zu denen Sie jederzeit Zugriff haben.

Wir stehen jederzeit gern zur Verfügung wenn es um externe Aktenarchivierung geht. Unsere Erfahrung als Spezialist für das Outsourcing geben wir gerne an Sie weiter, damit Sie sich um das Wesentliche kümmern können. Sie möchten persönlich einen Eindruck von unserer Arbeitsweise und unseren Sicherheitsarchiven gewinnen? Gerne.

Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme. Sprechen Sie uns an.